Tahapan Penyusunan Standar ISO untuk BUMN

RB 2 September 2025

RWI Consulting – Penyusunan standar ISO memainkan peran penting. Bukan sekadar soal mengisi formulir atau mengikuti aturan kaku, melainkan pendekatan sistematis yang menyelaraskan tujuan bisnis, tata kelola proses, dan bukti yang bisa diaudit secara objektif.

Penyusunan standar ISO bukan hanya tentang kepatuhan, tapi tentang membangun cara kerja yang bisa diulang, dievaluasi, dan ditingkatkan.

Mengapa Penyusunan Standar ISO Penting

Standar ISO dipakai lintas industri untuk menegakkan kualitas, keamanan, dan keberlanjutan. Proses penyusunannya perlu memenuhi persyaratan yang unik, rinci, dan komprehensif agar benar-benar bermanfaat di lapangan.

Artinya, perbedaan karakter industri dan kebutuhan lokal harus terakomodasi, sementara detail teknisnya cukup jelas sehingga mudah diikuti dan diaudit. Di sisi lain, standar yang baik mendorong efisiensi operasional dan memfasilitasi transaksi lintas negara karena rujukannya telah diakui secara global.

Untuk konteks mutu, ISO 9001 sering dipakai sebagai rujukan karena membantu bisnis menata sistem manajemen mutu secara terstruktur. Keuntungan yang sering ditekankan antara lain peningkatan kualitas produk dan layanan, efisiensi proses, kepatuhan regulasi, penguatan kepercayaan pelanggan, serta dukungan terhadap ekspansi pasar.

Gambaran Umum: Cara Penyusunan Standar ISO

Pada level organisasi, penyusunan standar diawali dengan pemahaman terhadap persyaratan ISO yang relevan dan kondisi aktual perusahaan. Setelah itu, perusahaan membangun sistem dan dokumen, mengimplementasikannya, melakukan audit internal, serta menjalani proses sertifikasi oleh lembaga independen.

Intinya, penyusunan tidak berhenti pada penulisan dokumen, melainkan diuji melalui pelatihan, uji penerapan, audit, dan perbaikan berkala.

Tahapan Penyusunan Standar ISO yang Bisa Dioperasionalkan

Berikut penyusunan standar iso harus memenuhi beberapa tahap yaitu:

1. Analisis Kesenjangan dan Kebutuhan

Mulailah dengan gap analysis terhadap praktik yang berjalan dibanding persyaratan ISO. Pada tahap ini organisasi memetakan perbedaan, prioritas perbaikan, dan implikasi terhadap proses inti. Di banyak panduan, analisis kebutuhan menjadi pintu masuk untuk menentukan ruang lingkup dan sasaran yang realistis.

2. Penyelarasan dan Pelatihan Awal

Setelah ada peta kebutuhan, organisasi perlu menyamakan visi, misi, dan mengedukasi tim. Pelatihan membantu semua pihak memahami tujuan sistem dan cara kerja baru sehingga implementasi berjalan konsisten di seluruh fungsi.

3. Pengembangan Sistem dan Dokumen

Perusahaan menulis dan menata dokumen kunci sesuai persyaratan. Untuk konteks ISO 9001 misalnya, organisasi mengidentifikasi klausul yang relevan, menyusun peta proses berbasis PDCA, mengembangkan prosedur, instruksi kerja, dan elemen dokumentasi agar alur kerja bisa diikuti serta diaudit.

4. Implementasi Terarah

Sistem yang sudah disusun kemudian dijalankan di proses nyata. Pada fase ini, perusahaan menyiapkan bukti penerapan dan memastikan karyawan memahami cara menggunakan dokumen yang berlaku. Fase implementasi perlu waktu yang cukup agar bukti berjalan terkumpul secara alami sebelum audit.

5. Audit Internal dan Tinjauan

Audit internal dilakukan untuk memeriksa efektivitas sistem terhadap persyaratan. Hasilnya menjadi dasar perbaikan. Dalam panduan implementasi, audit internal merupakan tahap formal sebelum sertifikasi dan bisa diulang secara berkala untuk menjaga konsistensi.

6. Sertifikasi oleh Lembaga Independen

Jika sistem telah siap, organisasi dapat mengajukan sertifikasi. Lembaga sertifikasi memeriksa kesesuaian dan efektivitas penerapan. Bila memenuhi persyaratan, sertifikat diterbitkan, lalu perusahaan menjaga sistem melalui pemantauan dan evaluasi berkala.

Dokumen yang Umum Disiapkan

Baca: ISO 22301: Pentingnya Dalam Business Continuity Management (BCM) 

Sumber rujukan mengelompokkan dokumen ISO menjadi lima jenis, yaitu kebijakan, prosedur, instruksi kerja, formulir, dan rekaman. Kebijakan menyatakan komitmen manajemen, prosedur menjelaskan langkah pelaksanaan, instruksi menguraikan cara kerja detail, formulir dipakai untuk mengumpulkan data, sementara rekaman menjadi bukti bahwa tindakan sudah dilakukan.

Untuk ISO 9001 misalnya, ruang lingkup sistem, kebijakan mutu, sasaran mutu, dan kriteria pemasok termasuk contoh yang sering dituliskan.

Penyusunan Standar ISO untuk Sertifikasi

Bila tujuan organisasi adalah penyusunan standar ISO untuk sertifikasi, maka urutannya perlu jelas. Analisis kebutuhan dan penataan dokumen yang terstruktur menjadi pondasi. Implementasi harus menghasilkan bukti operasi yang memadai. Setelah itu, audit internal dilaksanakan untuk memastikan sistem berjalan, sebelum organisasi mendaftar audit sertifikasi. Pola ini sejalan dengan tahapan umum implementasi yang banyak direkomendasikan.

Penyusunan Standar ISO dan Audit Internal

Audit internal bukan hanya ritual sebelum sertifikasi. Ia berfungsi sebagai mekanisme penjaminan mutu yang menguji desain dan efektivitas penerapan sistem sesuai standar. Beberapa panduan menempatkan audit internal dan pemantauan sebagai kegiatan berulang setelah sertifikasi untuk menjaga keberlanjutan perbaikan. Dengan pola ini, organisasi tidak berhenti di kepatuhan, melainkan merawat konsistensi proses sehari-hari.

Peran Konsultan Penyusunan Standar ISO

Sebagian organisasi memilih menggandeng konsultan untuk mempercepat pemahaman dan menata dokumen sesuai kebutuhan sertifikasi. Pendekatan ini membantu tim internal belajar sambil menjalankan, mulai dari analisis kebutuhan, pembuatan templat, hingga peninjauan dan pemutakhiran dokumen. Sumber rujukan juga menekankan opsi pendampingan saat menyelesaikan tahapan sertifikasi.

Langkah-langkah penyusunan standar ISO

Ringkasan di atas diturunkan dari panduan tahapan, pengelompokan dokumen, dan urutan implementasi menuju sertifikasi.

Kesimpulan

Penyusunan standar ISO yang efektif dimulai dari pemahaman konteks industri dan kebutuhan organisasi, lalu dijalankan melalui analisis kesenjangan, pelatihan, penataan dokumen, implementasi, audit internal, dan sertifikasi.

Dokumen dibangun agar menjadi pedoman yang hidup, bukan sekadar arsip. Ketika proses ini dilakukan dengan rinci dan komprehensif, organisasi mendapatkan kualitas yang lebih stabil, efisiensi yang lebih baik, dan kepercayaan pasar yang meningkat.

Baca: Pelatihan BCMS & Internal Control: Cara Praktis Membangun Ketangguhan dan Kepastian Laporan

Sumber yang dirujuk

1. Inspeksi. Penyusunan standar ISO harus memenuhi persyaratan yang unik, rinci, dan komprehensif. inspeksi
2. FR Consultant Indonesia. Tahapan penyusunan standar ISO termasuk gap analysis, pengembangan dokumen, implementasi, audit, dan sertifikasi. FR Consultant Indonesia
3. ISO Indonesia Center. Manfaat ISO 9001 bagi bisnis dan tahapan implementasi termasuk audit internal dan sertifikasi. ISOCENTER INDONESIA
4. Smart Sertifikasi Indonesia. Jenis dokumen ISO, tujuan penyusunan, serta langkah penyiapan dokumen. PT SMART SERTIFIKASI INDONESIA

Related posts

Peran Business Model Canvas dalam Menetapkan Konteks Risiko Menetapkan Kriteria Efektivitas Kontrol Risiko, Apa itu dan Bagaimana Caranya? Apa itu Tingkat Kematangan Penerapan Manajemen Risiko?