Contingency Plan vs Business Continuity Plan: Pengertian, Perbedaan dan Manfaat

RB 15 September 2025

RWI Consulting – Krisis itu manusiawi, datang tanpa undangan, sering kali di saat yang paling tidak tepat. Tim dipaksa bergerak cepat, membuat keputusan sulit dalam waktu sempit, sambil tetap menjaga layanan untuk pelanggan dan memastikan keselamatan karyawan. Dalam tekanan seperti itu, tak jarang perencanaan krisis jadi kabur terutama saat membedakan antara contingency plan dan business continuity plan.

Padahal, meski terdengar mirip, keduanya punya fokus, waktu aktivasi, dan cakupan yang berbeda. Memahami perbedaan ini bukan sekadar soal istilah, tapi soal kesiapan menghadapi ketidakpastian yang nyata.

Apa Itu BCP dan Apa Itu Contingency Plan

Business continuity adalah upaya strategis dan proaktif untuk memastikan layanan inti tetap berjalan ketika terjadi gangguan. Dokumen BCP biasanya memuat identifikasi ancaman, penilaian dampak terhadap operasi, kebijakan, dan prosedur untuk mengurangi risiko serta mempercepat pemulihan. Tujuannya jelas, yaitu mengurangi waktu henti dan kerugian, sekaligus menjaga reputasi.

Contingency planning adalah proses menyiapkan skenario respons untuk kejadian tak terduga yang bisa mengganggu layanan. Rencana ini menjabarkan pemicu, langkah tindakan, siapa melakukan apa, serta bagaimana koordinasi dan komunikasi dilakukan. Fungsinya agar organisasi dapat beradaptasi cepat terhadap situasi yang berubah.

Di sisi lain, disaster recovery mendeskripsikan cara kembali ke operasi normal setelah insiden, terutama yang terkait TI seperti listrik padam, kegagalan infrastruktur, serangan siber, atau kesalahan manusia. DR berada di dalam payung BCP dan berorientasi pada pemulihan sistem dan data berikut jalur waktu pemulihan yang jelas.

Perbedaan Utama: Contingency Plan vs Business Continuity Plan

Tak sedikit organisasi yang bingung membedakan antara contingency plan dan business continuity plan (BCP). Padahal, keduanya punya fungsi berbeda dan saling melengkapi. Untuk menghindari kebingungan saat krisis benar-benar terjadi, tabel ringkas di bawah ini merangkum perbedaan utamanya:

Panduan Praktis Menyusun Rencana yang Bekerja

Sebuah rencana darurat yang baik bukan sekadar dokumen tebal yang disimpan di laci atau server. Ia harus hidup—dikenal oleh tim, bisa dijalankan di saat genting, dan diperbarui secara berkala. Supaya itu terjadi, dibutuhkan struktur yang jelas, komunikasi yang lancar, dan kebiasaan latihan yang realistis.

Baca: 4 Komponen Utama Contingency Plan

Berikut panduan langkah demi langkah yang bisa mulai Anda terapkan hari ini:

1. Petakan Hal Paling Kritis dari Bisnis Anda

Mulailah dengan pertanyaan mendasar: apa yang benar-benar tidak boleh berhenti? Identifikasi layanan inti, proses pendukungnya, risiko yang mengancam, dan kemungkinan pengorbanan aktivitas non-kritis jika harus memilih. Ini membantu Anda fokus pada hal yang paling perlu dipertahankan.

2. Siapkan Pengganti untuk Peran Kunci

Krisis bisa datang kapan saja termasuk saat orang-orang penting tidak tersedia. Susun siapa yang mengambil alih bila Anda, manajer utama, atau anggota tim kunci tidak bisa menjalankan tugas. Jika perlu, rancang rencana rekrutmen sementara.

3. Amankan Hubungan dengan Pemasok dan Mitra

Pikirkan apa yang terjadi jika pemasok gagal mengirim barang, akses logistik terputus, atau layanan penting tertunda. Identifikasi alternatif, dan pastikan Anda menjaga hubungan baik dengan bank, pemilik gedung, atau konsultan yang bisa membantu dalam fase pemulihan.

4. Buat Daftar Peralatan dan Kebutuhan Esensial

Catat peralatan dan pasokan penting yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis. Siapkan rencana cadangan seperti menyewa alat atau memakai perangkat pribadi saat bekerja dari rumah untuk tetap beroperasi meski fasilitas utama tidak tersedia.

5. Rencanakan Jika Lokasi Tidak Bisa Diakses

Apa jadinya jika kantor utama tidak bisa dipakai? Rancang skenario kerja dari rumah, kantor alternatif, atau ruang darurat. Siapkan juga strategi komunikasi ke pelanggan agar mereka tahu perubahan layanan yang mungkin terjadi.

6. Tinjau Ulang Asuransi Anda

Asuransi bisa jadi penyelamat, tapi hanya jika Anda tahu apa yang dicakup. Cek kembali apakah bisnis Anda memiliki perlindungan atas gangguan operasional, dan pastikan nilai pertanggungannya masih sesuai dengan risiko terkini.
Sumber: business.govt.nz

7. Susun Rantai Komando dan Jalur Komunikasi

Di situasi darurat, informasi harus mengalir cepat dan tepat. Bangun struktur komando dan call tree—daftar siapa menghubungi siapa, secara berurutan. Mulai dari yang esensial, lalu kembangkan ke BCP yang lebih menyeluruh dengan pembagian per layanan bila perlu.

8. Pastikan Backup Data dan Proteksi Informasi

Data adalah nyawa banyak bisnis. Cadangkan informasi penting secara rutin, dan pikirkan juga skenario terburuk—misalnya ketika cadangan itu sendiri gagal. Apakah ada solusi alternatif yang bisa diakses dari luar lokasi?

9. Uji, Tinjau, dan Perbarui Rutin

Latihan membuat rencana lebih nyata. Uji rencana Anda dengan simulasi ringan minimal setahun sekali. Setelahnya, evaluasi apa yang berjalan dan apa yang harus diperbaiki. Yang penting, pastikan semua dokumen mudah diakses, bahkan saat Anda sedang jauh dari kantor.

Manfaat BCP dan Contingency Plan untuk perusahaan

BCP dan contingency plan mengurangi kehilangan finansial, mengamankan arus pendapatan, serta mempertahankan loyalitas pelanggan. Di pasar yang kompetitif, kemampuan untuk tetap beroperasi ketika pesaing terhenti memberi keunggulan yang sulit ditandingi. Resiliensi bukan sekadar kata katakan, melainkan modal reputasi yang membuat organisasi lebih dipercaya oleh investor dan mitra.

Baca: 5 Alasan Perusahaan Butuh Business Continuity Plan (BCP) 

Di samping itu, rencana yang jelas memberi ketenangan bagi karyawan. Mereka tahu siapa melakukan apa, melalui kanal komunikasi mana, dan kapan harus mengaktifkan prosedur tertentu. Ini mengurangi kekacauan pada jam jam awal insiden.

BCP, Contingency, dan DR

Sering kali tiga istilah ini terdengar mirip. Cara membedakannya sederhana: contingency mempersiapkan kemungkinan di muka, BCP menyediakan jalan agar bisnis tetap berjalan ketika gangguan terjadi, dan DR memulihkan layanan ke kondisi normal setelahnya. Ketiganya saling melengkapi dan bersama sama memperkuat resiliensi organisasi. Stickman Cyber Blog

Selain menjaga operasional, memiliki rencana di ketiga area memberikan ketenangan bagi karyawan dan mengurangi efek kejut. Perusahaan dapat memangkas potensi kerugian dan mempercepat pemulihan.

Peran Emergency Planning dan Perspektif Audit Internal

Di tengah upaya memperkuat kesiapan menghadapi krisis, beberapa organisasi menambahkan satu lapisan penting: emergency plan. Rencana ini dirancang khusus untuk menangani fase awal keadaan darurat saat detik-detik krusial di mana keselamatan dan keputusan cepat menjadi prioritas.

Berbeda dengan contingency plan yang bersifat skenario-spesifik, atau business continuity plan yang menjaga kelangsungan operasi secara luas, emergency plan berfokus pada respons langsung terhadap kejadian mendadak seperti kebakaran, gempa, atau ancaman keamanan fisik.

Dari kacamata audit internal, membedakan ketiga istilah ini bukan sekadar teori. Menurut ACCA Global, memahami nuansa antara emergency, contingency, dan business continuity penting agar organisasi tidak terjebak pada pendekatan yang salah sasaran.

Kesalahan mendefinisikan atau menyusun rencana bisa membuat respons lapangan tidak sinkron, lambat, atau bahkan membingungkan.

Intinya, proses perencanaan itu sendiri adalah bagian dari membangun daya tahan organisasi (resilience). Dan agar perencanaan ini efektif, perlu didukung oleh:

• Edukasi menyeluruh bagi manajemen dan tim operasional,
• Konsistensi terminologi agar semua pihak berbicara dengan bahasa yang sama,
• Simulasi berkala untuk menguji pemahaman dan kesiapan nyata, bukan sekadar kesesuaian dokumen.

Dalam praktiknya, audit internal sering kali menjadi mitra penting untuk memastikan bahwa bukan hanya rencananya yang ada, tapi juga dipahami dan bisa dijalankan. Mereka bisa membantu meninjau celah, menguji koordinasi lintas fungsi, dan mendorong penyempurnaan berkelanjutan.

Penutup

Keunggulan operasional di tengah krisis bukan hasil keberuntungan. Ia tumbuh dari fondasi yang kuat: perencanaan yang realistis, latihan yang konsisten, dan kebiasaan meninjau ulang dokumen secara disiplin.

Ketika organisasi memahami dengan jelas perbedaan antara contingency plan dan business continuity plan, lalu menempatkan disaster recovery pada konteks yang tepat, mereka tidak hanya siap menghadapi gangguan tetapi juga mampu menjaga kepercayaan dari pelanggan, mitra, dan karyawannya.

Tidak perlu mulai dari yang kompleks. Pilih dulu aspek yang paling berdampak bagi kelangsungan bisnis. Uji rencana secara berkala, bahkan dengan simulasi kecil. Dan biarkan proses itu tumbuh menjadi budaya: budaya kesiapsiagaan, budaya bertanggung jawab.

Krisis mungkin tidak bisa dihindari. Tapi cara Anda merespons bisa menentukan segalanya.

Related posts

Mengurai Petunjuk Teknis Penilaian Indeks Kematangan Risiko: Harapan Baru untuk BUMN Pengertian SK8 dalam PERMEN 02 BUMN Sistem Peringatan Dini (EWS) dan Indikator Peringatan Dini (EWI) dalam Manajemen Risiko