ISO 22301: Pentingnya Dalam Business Continuity Plan (BCP)

RWI Consulting – Dalam dunia bisnis yang semakin dinamis dan penuh tantangan, ketahanan operasional menjadi kunci utama untuk memastikan kelangsungan usaha.

Bisnis rentan terhadap berbagai ancaman, mulai dari bencana alam, gangguan teknologi, hingga serangan siber.

Tanpa persiapan yang memadai, kejadian-kejadian ini dapat mengakibatkan kerugian besar, baik dari segi finansial maupun reputasi. 

Di sinilah peran Business Continuity Plan (BCP) menjadi sangat vital. BCP adalah strategi menyeluruh yang dirancang untuk membantu perusahaan tetap beroperasi di tengah dan setelah terjadinya gangguan besar.

Artikel ini akan membahas secara mendalam mengenai business continuity plan, mengapa penting untuk dimiliki oleh setiap bisnis, serta tahapan dan contoh implementasinya dalam dunia usaha. 

Dengan memahami dan mengaplikasikan BCP secara efektif, bisnis dapat meningkatkan daya tahan mereka terhadap berbagai jenis gangguan dan memastikan keberlangsungan operasional dalam jangka panjang.

Pengertian Business Continuity Plan

Business Continuity Plan (BCP) adalah rencana strategis yang dirancang untuk membantu organisasi tetap beroperasi selama dan setelah terjadi gangguan besar, seperti bencana alam, kebakaran, atau serangan siber.¹

BCP bertujuan untuk memastikan bahwa layanan penting dapat terus berfungsi, sehingga dampak negatif terhadap bisnis dapat diminimalkan. Secara sederhana, business continuity plan adalah upaya untuk menjaga agar bisnis tetap berjalan dalam kondisi darurat.

Apa Itu Business Continuity Plan?

Apa itu business continuity plan? BCP adalah dokumen yang merinci prosedur dan proses yang harus diikuti organisasi untuk menjaga operasionalnya tetap berjalan selama dan setelah gangguan terjadi. Rencana ini mencakup analisis risiko, penentuan prioritas bisnis, serta langkah-langkah mitigasi dan pemulihan.

Pentingnya BCP dalam Bisnis

Bisnis sering menghadapi berbagai bencana yang bisa berkisar dari yang kecil hingga yang sangat parah, sehingga rencana kelangsungan bisnis (BCP) menjadi elemen krusial bagi setiap perusahaan.

BCP dirancang untuk memastikan perusahaan dapat terus beroperasi meskipun ada ancaman dan gangguan. 

Tanpa BCP, perusahaan berisiko mengalami penurunan pendapatan dan peningkatan biaya, yang pada akhirnya mengurangi tingkat keuntungan.

Selain itu, mengandalkan asuransi saja tidak cukup karena asuransi tidak mencakup semua biaya yang timbul serta kehilangan pelanggan yang beralih ke pesaing.²

Berikut ini adalah beberapa alasan pentingnya BCP dalam sebuah bisnis:

1. Mengurangi Gangguan Operasional: BCP membantu mengurangi waktu henti operasional dengan memungkinkan bisnis beradaptasi dan merespons dengan cepat terhadap gangguan.
   
2. Meningkatkan Reputasi: Memiliki BCP yang efektif dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan dan pemangku kepentingan terhadap kemampuan organisasi untuk menghadapi krisis.
   
3. Mematuhi Regulasi: Banyak industri yang diwajibkan untuk memiliki BCP sebagai bagian dari kepatuhan terhadap standar dan regulasi.

Tahapan Business Continuity Planning

Tahapan BCP melibatkan beberapa langkah utama:³

1. Analisis Dampak Bisnis (Business Impact Analysis): Identifikasi fungsi-fungsi kritis dan dampak potensial dari gangguan.
2. Penilaian Risiko: Evaluasi risiko yang dapat mempengaruhi operasional bisnis.
3. Strategi Pemulihan: Menyusun strategi untuk memulihkan fungsi-fungsi kritis.
4. Pengembangan Rencana: Menyusun dokumen BCP yang detail dan dapat diimplementasikan.
5. Pengujian dan Latihan: Menguji rencana melalui simulasi dan latihan untuk memastikan kesiapan.
6. Pemeliharaan dan Review: Memperbarui BCP secara berkala agar tetap relevan dengan perubahan bisnis dan lingkungan.

Apa yang Harus Dievaluasi dalam Business Continuity Plan?

Adapun hal-hal yang harus dievaluasi dalam BCP, meliputi:

• Keakuratan Informasi: Pastikan data kontak dan informasi penting lainnya selalu diperbarui.
• Efektivitas Strategi: Evaluasi apakah strategi pemulihan yang ada cukup efektif.
• Latihan dan Simulasi: Lakukan latihan secara rutin untuk memastikan semua anggota tim memahami peran dan tanggung jawab mereka.
• Kepatuhan Regulasi: Pastikan BCP memenuhi semua persyaratan regulasi yang berlaku.

Contoh Menggunakan Business Continuity Plan

Contoh penggunaaan BCP bisa dilihat pada perusahaan yang berhasil tetap beroperasi meskipun mengalami bencana alam. Misalnya, sebuah perusahaan teknologi yang memiliki BCP yang baik dapat segera memindahkan operasional ke lokasi alternatif, memastikan layanan pelanggan tetap berjalan tanpa gangguan.

Berikut adalah business continuity plan contoh⁴:

1. Tujuan: Menjaga keberlangsungan operasional perusahaan selama dan setelah bencana.
2. Tim Tanggap Darurat: Daftar anggota tim yang bertanggung jawab dalam situasi darurat.
3. Prosedur Pemulihan: Langkah-langkah spesifik untuk memulihkan operasional kritis.
4. Kontak Darurat: Informasi kontak untuk semua pihak terkait, termasuk pemasok dan pelanggan utama.
5. Protokol Komunikasi: Rencana komunikasi untuk menjaga informasi tetap tersalurkan dengan baik selama krisis.

Kesimpulan

Business continuity plan adalah elemen krusial dalam menjaga keberlangsungan operasional bisnis. Dengan memahami tahapan business continuity planning dan mengimplementasikan BCP yang efektif, organisasi dapat meminimalkan dampak negatif dari gangguan dan memastikan keberlanjutan bisnisnya.

BCP business continuity plan tidak hanya membantu dalam mitigasi risiko, tetapi juga membangun kepercayaan dan reputasi organisasi di mata pelanggan dan pemangku kepentingan.

Pelajari bagaimana sistem BCMS kami dapat menjaga roda bisnis Anda tetap berputar. Cek infonya di sini!

1. Smith, A. & Watson, J. (2020). Business Continuity Planning: Strategies for Managing Risk and Resilience. Journal of Business Continuity & Emergency Planning. ↩︎
2. https://www.investopedia.com/ ↩︎
3. Johnson, P. (2019). Effective Business Continuity Plans for Modern Businesses. International Journal of Business Management. ↩︎
4. Brown, L. (2018). The Role of Business Continuity Planning in Crisis Management. Journal of Risk Management. ↩︎

Related posts

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan tentang BCP Bagaimana Strategi Komunikasi dan Konsultasi Risiko dengan Stakeholders Eksternal? (Bagian 1) Pengertian, Tahapan dan Tujuan BCMS (Business Continuity Manahgement Sistem)