Anti Fraud
Photo by Gustavo Fring on Pexels
Satu perubahan nomor rekening pemasok dapat mengalihkan pembayaran perusahaan apabila verifikasi hanya bergantung pada email yang diterima. Persetujuan berlapis pun bisa kehilangan fungsi ketika semua pemeriksa menggunakan informasi yang sama tanpa konfirmasi independen. Celah seperti ini menunjukkan mengapa anti fraud perlu dirancang sampai ke cara transaksi diproses.
Perusahaan membutuhkan kejelasan mengenai risiko kecurangan, kontrol yang harus dijalankan, dan langkah ketika muncul kejanggalan. Kebijakan perlu diterjemahkan menjadi pekerjaan yang memiliki penanggung jawab, bukti pelaksanaan, serta mekanisme pemeriksaan.
Program anti fraud membantu organisasi menghubungkan seluruh kebutuhan tersebut. Penerapannya dapat dimulai dari proses yang paling rentan, kemudian diperluas berdasarkan hasil penilaian risiko dan kemampuan perusahaan menjalankan pengendalian secara konsisten.
Apa itu anti fraud?
Photo by Tara Winstead on Pexels
Anti fraud adalah upaya terstruktur untuk mencegah, mendeteksi, menangani kecurangan, dan memperbaiki kelemahan yang memungkinkan kejadian berulang. Upaya ini mencakup kebijakan, pembagian tanggung jawab, penilaian risiko, pengendalian, pelaporan, serta evaluasi.
Fraud melibatkan unsur kesengajaan, seperti penipuan, manipulasi informasi, atau penyalahgunaan aset untuk memperoleh manfaat yang tidak semestinya. Kesalahan administrasi dapat menghasilkan angka yang keliru tanpa unsur kesengajaan. Pemeriksaan diperlukan untuk memahami penyebab dan memastikan kesimpulan didukung bukti.
Cakupan anti fraud dapat melibatkan pegawai, manajemen, pemasok, pelanggan, maupun pihak luar yang berhubungan dengan perusahaan. Kolusi antarpihak juga perlu dipertimbangkan karena dapat melemahkan kontrol yang bergantung pada pemeriksaan oleh orang berbeda.
Program ini terhubung dengan governance, risk, dan compliance. Tata kelola memperjelas kewenangan, manajemen risiko membantu menentukan prioritas, dan kepatuhan mengarahkan pemenuhan kewajiban yang relevan.
Contoh fraud dan pengendalian yang relevan
Photo by adrian vieriu on Pexels
Risiko kecurangan perlu dijabarkan sesuai proses bisnis. Pernyataan seperti adanya risiko penyalahgunaan wewenang belum cukup menjelaskan bagaimana kejadian dapat muncul dan kontrol apa yang diperlukan.
Tabel ini memuat ilustrasi skenario dan pengendalian awal. Pemilihannya perlu disesuaikan dengan kondisi, kewenangan, serta sistem perusahaan.
Proses: Pengadaan
Contoh skenario fraud: Pengaturan pemilihan pemasok untuk memberikan keuntungan tidak semestinya.
Pengendalian yang dapat dipertimbangkan: Deklarasi benturan kepentingan, evaluasi terdokumentasi, dan pemeriksaan kewajaran penawaran.
Proses: Pembayaran
Contoh skenario fraud: Pengajuan tagihan fiktif atau perubahan rekening penerima tanpa dasar sah.
Pengendalian yang dapat dipertimbangkan: Pencocokan dokumen, verifikasi perubahan data, dan persetujuan terpisah.
Proses: Persediaan
Contoh skenario fraud: Pengambilan barang yang disamarkan melalui penyesuaian catatan stok.
Pengendalian yang dapat dipertimbangkan: Pembatasan akses, penghitungan fisik, dan pemeriksaan penyesuaian persediaan.
Proses: Penggajian
Contoh skenario fraud: Pembayaran kepada pegawai fiktif atau manipulasi komponen penghasilan.
Pengendalian yang dapat dipertimbangkan: Rekonsiliasi data kepegawaian dengan pembayaran dan pemeriksaan perubahan data.
Proses: Pelaporan keuangan
Contoh skenario fraud: Pencatatan pendapatan atau transaksi secara sengaja untuk menyesatkan pengguna laporan.
Pengendalian yang dapat dipertimbangkan: Reviu jurnal, pemeriksaan dasar pencatatan, dan pengujian pengendalian pelaporan.
Untuk risiko pelaporan keuangan, program dapat dihubungkan dengan pengendalian internal atas pelaporan keuangan atau ICOFR. Pemeriksaan tetap perlu mempertimbangkan kemungkinan pengabaian kontrol oleh pihak yang memiliki kewenangan.
Mengapa fraud dapat terjadi?
Photo by Photography Maghradze PH on Pexels
Fraud Triangle yang dibahas ACFE membantu memahami tiga faktor risiko: tekanan, kesempatan, dan rasionalisasi. Tekanan dapat berkaitan dengan tuntutan hasil atau kepentingan tertentu. Kesempatan muncul ketika akses, kewenangan, atau pemeriksaan memungkinkan penyimpangan. Rasionalisasi merupakan pembenaran pelaku terhadap tindakannya.
Kerangka ini membantu perusahaan memeriksa lingkungan kerja dan kelemahan proses. Misalnya, target yang sulit dicapai perlu disertai pengawasan terhadap kualitas transaksi, sementara akses luas perlu dibatasi sesuai kebutuhan pekerjaan.
Faktor tersebut tidak membuktikan seseorang melakukan fraud. Fokus pengendalian sebaiknya diarahkan pada proses dan bukti yang dapat diperiksa, seperti perubahan data tanpa persetujuan, transaksi tidak wajar, atau pengecualian yang tidak memiliki dasar jelas.
Empat pilar strategi anti fraud
Photo by Alfredo Marco Pradil on Pexels
POJK Nomor 12 Tahun 2024 tentang Penerapan Strategi Anti Fraud bagi Lembaga Jasa Keuangan mengatur empat pilar yang saling berkaitan. Ruang lingkup kewajibannya ditujukan kepada lembaga jasa keuangan. Perusahaan di sektor lain perlu menyesuaikan program dengan ketentuan sektoral dan profil risikonya.
Untuk panduan pengelolaan fraud lintas organisasi, ISO 37003:2025 membahas sistem manajemen pengendalian fraud. Standar tersebut berbentuk panduan, dengan cakupan pencegahan, deteksi, respons, dan perbaikan berkelanjutan.
1. Pencegahan
Pencegahan berfokus pada pengurangan peluang terjadinya kecurangan. Perusahaan dapat menetapkan kebijakan anti fraud, aturan benturan kepentingan, pemisahan tugas, serta pemeriksaan pihak yang memiliki hubungan bisnis.
Kontrol perlu mengikuti skenario risiko. Pada pembayaran pemasok, misalnya, perubahan rekening perlu diverifikasi melalui informasi kontak yang sudah tervalidasi. Persetujuan sebaiknya diberikan setelah pemeriksa memperoleh bukti verifikasi, dengan identitas pelaksana dan waktu pemeriksaan yang tercatat.
Sosialisasi sebaiknya menggunakan situasi yang dekat dengan pekerjaan peserta. Tim pengadaan dapat membahas benturan kepentingan, sedangkan petugas pembayaran berlatih menanggapi perubahan rekening yang mendesak. Uji pemahaman melalui keputusan yang harus diambil dan bukti yang perlu diperiksa. Kehadiran dalam pelatihan saja belum menunjukkan bahwa pegawai mampu menerapkan prosedur saat menghadapi tekanan pekerjaan.
2. Deteksi
Deteksi membantu perusahaan mengenali indikasi kecurangan sedini mungkin. Metodenya dapat berupa rekonsiliasi, pemeriksaan transaksi, analisis data, audit, dan kanal pelaporan pelanggaran.
Red flag adalah tanda yang memerlukan pemeriksaan lebih lanjut. Contohnya tagihan berulang, perubahan data menjelang pembayaran, atau banyak transaksi bernilai hampir sama. Setiap indikator perlu diperiksa dalam konteks bisnis karena kejanggalan dapat memiliki penjelasan yang sah.
3. Investigasi, pelaporan, dan sanksi
Ketika indikasi ditemukan, perusahaan membutuhkan prosedur untuk menilai laporan, mengamankan bukti, menetapkan penanggung jawab, dan menentukan ruang lingkup pemeriksaan. Penanganan perlu dilakukan oleh pihak yang kompeten serta memiliki kewenangan.
Temuan dan kesimpulan harus dibedakan dengan jelas. Pelaporan kepada pihak berwenang serta keputusan sanksi mengikuti ketentuan yang berlaku, bukti yang diperoleh, dan prosedur perusahaan. Akses terhadap informasi kasus perlu dibatasi sesuai kebutuhan penanganan.
Pengamanan bukti perlu mempertahankan keutuhan dokumen dan catatan elektronik. Catat sumber, waktu perolehan, pihak yang menyerahkan, serta pihak yang mengaksesnya. Tindakan seperti pembatasan akses atau penghentian sementara transaksi harus mengikuti kewenangan yang ditetapkan. Koordinasikan keputusan dengan fungsi terkait agar respons tidak menghilangkan bukti atau mengganggu pemeriksaan.
4. Pemantauan, evaluasi, dan tindak lanjut
Evaluasi menilai penyebab kejadian dan efektivitas tindakan perbaikan. Jika kelemahannya berasal dari perubahan data pemasok tanpa verifikasi, tindak lanjut perlu mencakup prosedur, akses sistem, dan pengujian pelaksanaan kontrol.
Setiap perbaikan memerlukan penanggung jawab, tenggat, serta bukti penyelesaian. Status selesai sebaiknya diberikan setelah ada pemeriksaan bahwa tindakan telah diterapkan dan menjawab kelemahan yang ditemukan.
Memulai dari fraud risk assessment
Photo by RDNE Stock project on Pexels
Fraud risk assessment adalah penilaian terarah terhadap skenario kecurangan, kemungkinan terjadinya, dampak, serta kemampuan pengendalian yang tersedia. COSO dan ACFE menempatkan penilaian risiko fraud sebagai bagian penting dalam Fraud Risk Management Guide.
Mulailah dengan memilih proses yang dinilai, seperti pengadaan, penjualan, pembayaran, atau pengelolaan aset. Pahami alur transaksi, dokumen, akses, pihak yang menyetujui, dan titik perpindahan informasi.
Selanjutnya, uraikan skenario fraud secara spesifik. Jelaskan bagaimana penyimpangan dapat terjadi, siapa yang memiliki kesempatan berdasarkan kewenangannya, dan kelemahan apa yang memungkinkan kejadian tersebut. Pertimbangkan keterlibatan pihak luar serta kemungkinan kolusi.
Nilai risiko sebelum memperhitungkan kontrol, kemudian periksa pengendalian yang benar-benar berjalan. Bedakan kecukupan desain dari pelaksanaan. Prosedur dapat terlihat memadai, tetapi penerapannya perlu dibuktikan melalui catatan, persetujuan, dan hasil pemeriksaan.
Hasil penilaian perlu menunjukkan risiko yang masih tersisa, kontrol yang perlu diperbaiki, pemilik tindakan, serta target penyelesaian. Dokumentasikan dalam register risiko fraud agar perubahan dan keputusan dapat ditelusuri.
Untuk setiap usulan kontrol, pertimbangkan manfaat, biaya, dan kemudahan pelaksanaannya. Risiko yang tinggi dapat memerlukan pemeriksaan lebih ketat, sedangkan proses lain perlu mendapatkan pengendalian yang sebanding dengan risikonya. Keputusan menerima risiko yang masih tersisa perlu mengikuti ketentuan kewenangan perusahaan, disertai alasan dan jadwal peninjauan yang jelas.
Perusahaan dapat menghubungkan pekerjaan ini dengan asesmen dan pemetaan risiko proses bisnis. Prioritas dipilih berdasarkan tingkat risiko dan kelemahan kontrol, sehingga sumber daya diarahkan pada area yang paling membutuhkan perbaikan.
Langkah penerapan anti fraud di perusahaan
Photo by Gustavo Fring on Pexels
Mulai dengan menilai kondisi yang sudah ada. Inventarisasi kebijakan, hasil audit, kejadian fraud, keluhan, dan prosedur kerja. Wawancara dengan pemilik proses dapat membantu menemukan perbedaan antara aturan tertulis dan kebiasaan pelaksanaan. Gunakan hasilnya untuk menentukan ruang lingkup awal serta kebutuhan dukungan manajemen.
Setelah prioritas ditetapkan, susun rencana perbaikan dengan keluaran yang jelas. Setiap tindakan perlu menyebutkan pemilik, sumber daya, tenggat, dan bukti penyelesaian. Perubahan prosedur pembayaran, misalnya, perlu disertai formulir verifikasi, pembagian akses, serta petunjuk bagi petugas yang memeriksa transaksi.
Uji penerapan pada proses atau unit yang dipilih. Periksa apakah petugas memahami langkahnya, dokumen tersedia, dan pengecualian dapat ditangani melalui jalur yang sah. Catat hambatan sebelum memperluas penerapan. Bila kontrol menambah waktu kerja secara berlebihan, tinjau desainnya agar tujuan pengendalian tetap tercapai dengan proses yang dapat dijalankan.
Dokumen kerja yang dapat disiapkan meliputi kebijakan anti fraud, register risiko, matriks risiko dan kontrol, prosedur penanganan laporan, serta daftar pemantauan perbaikan. Hubungkan dokumen tersebut agar setiap risiko memiliki kontrol dan setiap kelemahan memiliki tindakan. Pemilik proses perlu mengetahui dokumen mana yang menjadi acuan dalam pekerjaan sehari-hari.
Pada akhir tahap penerapan, laporkan kondisi yang sudah diperbaiki, kelemahan yang belum selesai, dan keputusan yang masih dibutuhkan. Manajemen dapat menggunakan laporan tersebut untuk menentukan prioritas lanjutan serta memastikan tanggung jawab tidak terhenti setelah penyusunan kebijakan.
Siapa yang bertanggung jawab atas anti fraud?
Photo by Tara Winstead on Pexels
Pembagian tanggung jawab perlu menjelaskan hubungan pelaksanaan, dukungan, dan pengawasan. Prinsip Three Lines dari The IIA membantu membedakan peran manajemen dalam mengelola risiko dengan peran audit internal dalam memberikan assurance independen, yaitu penilaian objektif atas kecukupan dan efektivitas pengelolaan.
- Direksi menetapkan arah, menyediakan sumber daya, dan memastikan tindak lanjut mendapat perhatian.
- Dewan komisaris atau organ pengawas menjalankan pengawasan sesuai kewenangannya.
- Unit bisnis menjalankan kontrol dalam transaksi dan aktivitas sehari-hari.
- Fungsi risiko, kepatuhan, atau anti fraud mendukung kerangka, pemantauan, dan koordinasi sesuai mandat.
- Audit internal memberikan penilaian independen atas tata kelola, risiko, dan pengendalian.
Perusahaan juga perlu menetapkan jalur eskalasi apabila dugaan melibatkan pihak yang biasanya menerima laporan. Pembagian peran harus menghindari kondisi seseorang memeriksa pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya sendiri tanpa pengamanan independensi yang memadai.
Whistleblowing system dan penanganan laporan
Whistleblowing system atau WBS merupakan mekanisme untuk menyampaikan dugaan pelanggaran. Kanal ini perlu dilengkapi tata cara penerimaan, penelaahan, penugasan pemeriksaan, serta komunikasi status yang sesuai.
Pelapor perlu memahami informasi yang membantu penelaahan, seperti uraian kejadian, waktu, pihak terkait, dan bukti yang tersedia. Perusahaan perlu menjelaskan bagaimana kerahasiaan dikelola serta bagaimana pelapor yang beritikad baik dilindungi dari tindakan pembalasan sesuai kebijakan dan ketentuan berlaku.
Penerima laporan sebaiknya memeriksa kewenangan penanganan dan potensi benturan kepentingan sebelum meneruskan kasus. Dugaan yang melibatkan pimpinan memerlukan jalur yang memungkinkan penelaahan secara objektif.
Pisahkan informasi identitas pelapor dari bahan pemeriksaan apabila memungkinkan sesuai prosedur. Jelaskan batas informasi yang dapat diberikan kepada pelapor, terutama ketika pemeriksaan masih berjalan. Pengelolaan komunikasi yang konsisten membantu mencegah janji penanganan yang tidak dapat dipenuhi dan penyebaran informasi kasus kepada pihak yang tidak berkepentingan.
Jumlah laporan harus dibaca bersama kualitas penanganannya. Kenaikan laporan dapat menunjukkan meningkatnya kepercayaan terhadap kanal, sedangkan jumlah yang rendah dapat mencerminkan rendahnya pemahaman atau keengganan melapor.
Peran data dan teknologi dalam deteksi fraud
Teknologi dapat membantu menandai pola transaksi untuk diperiksa. Contoh aturan awal meliputi tagihan duplikat, rekening yang digunakan beberapa pemasok, perubahan data menjelang pembayaran, dan transaksi di luar pola operasional.
Aturan perlu disusun berdasarkan skenario risiko dan kualitas data. Sistem juga membutuhkan petugas penelaah, batas waktu respons, serta dokumentasi keputusan atas setiap peringatan. Peringatan yang tidak ditindaklanjuti akan menumpuk dan mengurangi manfaat pemantauan.
Uji aturan menggunakan transaksi yang sudah ditelaah agar perusahaan memahami kesalahan deteksinya. False positive merupakan transaksi sah yang ikut ditandai sebagai mencurigakan. Hasil pengujian membantu memperbaiki aturan tanpa mengabaikan risiko yang ingin dipantau.
Pembatasan hak akses, pencatatan aktivitas, serta perlindungan data tetap diperlukan. Pada proses sederhana, pemeriksaan manual yang terdokumentasi dapat menjadi titik awal sebelum perusahaan mengembangkan pemantauan otomatis.
Contoh penerapan anti fraud pada pembayaran pemasok
Sebagai ilustrasi, perusahaan ingin memperkuat kontrol perubahan rekening pemasok. Alur yang ditinjau dimulai dari permintaan perubahan, pembaruan data, persetujuan pembayaran, sampai rekonsiliasi setelah dana dikirim.
Penilaian dapat mengidentifikasi risiko perubahan rekening menggunakan permintaan palsu atau akses yang disalahgunakan. Kontrol dirancang melalui verifikasi independen, pembatasan pihak yang dapat mengubah data, serta pemisahan antara pembuat perubahan dan pemberi persetujuan.
Bukti pelaksanaan dapat mencakup formulir permintaan, hasil konfirmasi, catatan perubahan, dan persetujuan. Pemeriksa kemudian mengambil sampel untuk memastikan seluruh tahapan telah dilaksanakan sebelum pembayaran diproses.
Jika ditemukan perubahan tanpa bukti verifikasi, perusahaan perlu menilai transaksi yang terdampak dan mengambil tindakan sesuai kewenangan. Setelah masalah ditangani, lakukan pengujian ulang untuk memastikan kelemahan akses atau prosedur telah diperbaiki.
Contoh ini menunjukkan hubungan antara kebijakan, kontrol operasional, deteksi, serta tindak lanjut. Setiap tahapan menghasilkan bukti yang dapat digunakan untuk mengevaluasi efektivitas program.
Pemisahan tugas juga perlu diuji terhadap kemungkinan kolusi. Dua persetujuan tidak memberi perlindungan memadai apabila keduanya diberikan tanpa pemeriksaan atau oleh pihak yang bekerja sama melakukan penyimpangan. Tambahkan penelaahan independen sesuai tingkat risiko, termasuk pemeriksaan transaksi pengecualian dan perubahan kewenangan yang tidak biasa.
Indikator untuk mengevaluasi program anti fraud
Evaluasi membutuhkan ukuran yang membantu manajemen melihat kemampuan pencegahan, kualitas respons, dan perkembangan perbaikan. Pilih indikator sesuai risiko serta ketersediaan data yang dapat dipercaya.
- Persentase proses prioritas yang sudah menjalani penilaian risiko fraud.
- Proporsi kontrol penting yang dilaksanakan dengan bukti memadai.
- Waktu penelaahan awal laporan sejak diterima sampai ditetapkan tindak lanjutnya.
- Jumlah tindakan perbaikan melewati tenggat yang telah disepakati.
- Kejadian berulang dengan penyebab atau kelemahan kontrol yang sama.
- Proporsi peringatan sistem yang selesai ditelaah dengan alasan keputusan terdokumentasi.
Definisikan cara menghitung setiap indikator. Untuk pengujian kontrol, jelaskan apakah angka mencakup seluruh transaksi atau hanya sampel. Untuk waktu penanganan laporan, tentukan titik mulai, titik akhir, serta perlakuan terhadap kasus yang membutuhkan informasi tambahan.
Hasil pemantauan perlu dibahas bersama pemilik proses. Keterlambatan berulang dapat menunjukkan sumber daya tidak memadai, desain kontrol yang sulit dijalankan, atau kurang jelasnya kewenangan mengambil keputusan.
Jumlah kasus yang meningkat setelah kontrol diperkuat juga perlu dianalisis. Perubahan tersebut dapat mencerminkan kemampuan deteksi yang membaik, peningkatan kejadian, atau keduanya. Bandingkan pola, sumber temuan, periode, dan tingkat dampaknya sebelum menyimpulkan bahwa program berhasil atau gagal.
FAQ anti fraud
Apa tujuan utama anti fraud?
Tujuannya mengurangi risiko kecurangan, mempercepat pengenalan indikasi, memperjelas penanganan, dan memperbaiki kelemahan pengendalian. Program juga membantu melindungi aset, informasi, dan kepercayaan pihak yang berhubungan dengan perusahaan.
Apakah anti fraud hanya diperlukan bank?
Berbagai organisasi dapat menghadapi risiko fraud. POJK 12 Tahun 2024 mengatur strategi anti fraud bagi lembaga jasa keuangan, sedangkan perusahaan lain menyesuaikan program dengan ketentuan serta risiko sektornya.
Apa perbedaan anti fraud dan anti penyuapan?
Anti penyuapan berfokus pada risiko penyuapan. Anti fraud mencakup skenario kecurangan yang lebih luas. ISO 37001 membahas sistem manajemen anti penyuapan, sedangkan ISO 37003 memberikan panduan pengendalian fraud.
Apakah red flag membuktikan fraud?
Red flag menunjukkan kondisi yang perlu diperiksa. Kesimpulan memerlukan penelaahan konteks dan bukti. Transaksi yang tidak biasa dapat memiliki penjelasan sah atau berasal dari kesalahan proses.
Apakah WBS sudah cukup untuk mencegah fraud?
WBS menyediakan kanal informasi dugaan pelanggaran. Efektivitas program juga memerlukan penilaian risiko, kontrol operasional, penanganan laporan, dan evaluasi tindakan perbaikan yang saling terhubung.
Apakah anti fraud harus memakai aplikasi?
Kebutuhan aplikasi bergantung pada volume transaksi, kompleksitas, dan kemampuan pemantauan. Perusahaan perlu memperjelas proses, data, kewenangan, serta tindak lanjut agar teknologi dapat digunakan secara efektif.
Seberapa sering risiko fraud perlu ditinjau?
Tetapkan jadwal berdasarkan risiko dan kewajiban yang berlaku. Lakukan peninjauan tambahan ketika ada perubahan proses, sistem, struktur, mitra bisnis, atau kejadian yang menunjukkan kelemahan kontrol.
Dari mana perusahaan sebaiknya memulai?
Pilih proses prioritas, petakan skenario kecurangan, lalu periksa kontrol dan bukti pelaksanaannya. Tetapkan penanggung jawab serta rencana perbaikan sebelum memperluas cakupan program.
Perkuat penerapan anti fraud bersama RWI Consulting
RWI Consulting mendampingi penguatan tata kelola, manajemen risiko, dan pengendalian internal. Melalui layanan konsultasi GRC, kebutuhan anti fraud dapat dibahas dalam penyelarasan kebijakan, tanggung jawab, pengendalian, serta prioritas perbaikan sesuai ruang lingkup yang disepakati.
Sampaikan proses yang menjadi perhatian, kondisi pengendalian, dan kebutuhan pengembangan tim agar pembahasan awal memiliki arah yang jelas. Hasilnya dapat digunakan untuk menentukan cakupan asesmen atau pendampingan yang relevan.
Diskusikan kebutuhan penguatan anti fraud perusahaan Anda bersama RWI Consulting.
